Office 2021

2 Kilogramm Office . . . 35




Teil I Microsoft 365/Office 2021 kennenlernen . . . 37



1. Für jeden die richtige Edition . . . 39


1. 1 . . . Die Unterschiede zwischen den Editionen . . . 39

1. 2 . . . Update, Upgrade, Vollversion . . . 43

1. 3 . . . Diese Mindestanforderungen muss Ihr Rechner erfüllen . . . 46

1. 4 . . . Office installieren . . . 47

1. 5 . . . Der erste Start . . . 48



2. Die Oberfläche kennenlernen . . . 49


2. 1 . . . Die Benutzeroberfläche von Office kennenlernen . . . 49

2. 2 . . . Das Menüband . . . 55

2. 3 . . . Die Standardregisterkarten . . . 63

2. 4 . . . Die Programmregisterkarten . . . 65

2. 5 . . . Bedingte Registerkarten und Kontextbefehle . . . 65

2. 6 . . . Die Suchfunktion nutzen . . . 67

2. 7 . . . Die Backstage-Ansicht verwenden . . . 71

2. 8 . . . Die Symbolleiste für den Schnellzugriff . . . 77

2. 9 . . . Die Livevorschau nutzen . . . 80

2. 10 . . . So individualisieren Sie Ihre Office-Ansicht . . . 82

2. 11 . . . Tastenkombinationen, die Ihnen das Leben leichter machen . . . 83



3. Office 2021 -- Neuerungen in der Kurzübersicht . . . 85


3. 1 . . . Neues in Office 2021 . . . 85

3. 2 . . . Neues in Word 2021 . . . 92

3. 3 . . . Neues in Excel 2021 . . . 93

3. 4 . . . Neues in PowerPoint 2021 . . . 96

3. 5 . . . Neues in Outlook 2021 . . . 97




Teil II Texte schreiben mit Word . . . 99



4. Die Oberfläche von Word kennenlernen . . . 101


4. 1 . . . Wo finde ich was? -- Die wichtigsten Registerkarten . . . 101

4. 2 . . . Die Ansicht bequem an Ihre Arbeit anpassen . . . 115

4. 3 . . . Zusätzliche Elemente ein- und ausblenden . . . 118

4. 4 . . . Die Darstellungsgröße optimieren . . . 122

4. 5 . . . Die Statusleiste anpassen . . . 125

4. 6 . . . Mit Fenstern umgehen . . . 126



5. Erste Schritte mit Word 2021 . . . 129


5. 1 . . . Ein neues Dokument beginnen . . . 129

5. 2 . . . Schnell zum Ziel mit Onlinevorlagen von Office. com . . . 133

5. 3 . . . Formatvorlagen, Designs und Deckblätter nutzen . . . 134

5. 4 . . . Dokumente formatieren . . . 142

5. 5 . . . Textinhalte markieren, kopieren, ausschneiden, einfügen . . . 156

5. 6 . . . Den Einfüge- und Überschreibmodus nutzen . . . 162

5. 7 . . . Mit Aufzählungen, Nummerierungen und Listen arbeiten . . . 163

5. 8 . . . Die Absatzeinstellungen anpassen . . . 170

5. 9 . . . Textinhalte in großen Dokumenten suchen . . . 173

5. 10 . . . Fehlerhafte Bearbeitungen rückgängig machen . . . 174

5. 11 . . . Dokumente speichern . . . 175

5. 12 . . . Zuletzt verwendete Office-Dokumente öffnen . . . 179

5. 13 . . . Tastenkombinationen für die Arbeit mit Word-Dokumenten . . . 182

5. 14 . . . Wichtige grundlegende Programmeinstellungen festlegen . . . 183

5. 15 . . . Wenn Sie einmal Hilfe brauchen . . . 187



6. Das Seitenlayout festlegen . . . 189


6. 1 . . . Ein wenig Fachkunde . . . 189

6. 2 . . . Die Seitenränder des Dokuments einrichten . . . 191

6. 3 . . . Einzüge und Abstände anpassen . . . 196

6. 4 . . . Hoch- oder Querformat wählen . . . 201

6. 5 . . . Abschnitte in einem Dokument unterschiedlich formatieren . . . 202

6. 6 . . . Wasserzeichen, Grafiken und Farben als Hintergrund nutzen . . . 207

6. 7 . . . Mit Designs arbeiten . . . 213

6. 8 . . . Umbrüche benutzen . . . 216

6. 9 . . . Zeilennummerierungen einsetzen . . . 219

6. 10 . . . Ein Dokument in Spalten unterteilen . . . 221

6. 11 . . . Ebenen definieren und Dokumentstrukturen anpassen . . . 222

6. 12 . . . Objekte ausrichten, gruppieren und drehen . . . 227

6. 13 . . . Weblayouts erstellen . . . 230

6. 14 . . . Die Dokumenteigenschaften in der Backstage-Ansicht anpassen . . . 234



7. Vorlagen verwenden . . . 237


7. 1 . . . Dokumentvorlage vs. Formatvorlage . . . 237

7. 2 . . . Dokumentvorlagen verwenden . . . 238

7. 3 . . . Mit Formatvorlagen arbeiten . . . 248



8. Gestaltungselemente einfügen . . . 257


8. 1 . . . Textfelder hinzufügen . . . 257

8. 2 . . . Grafiken einbinden . . . 259

8. 3 . . . Verweise und Verzeichnisse einfügen . . . 280

8. 4 . . . Mit Kopf- und Fußzeilen arbeiten . . . 301

8. 5 . . . Tabellen in Word einfügen . . . 305



9. Mit Beschriftungen und Serienbriefen arbeiten . . . 315


9. 1 . . . Umschläge beschriften . . . 315

9. 2 . . . Etiketten mit Word anfertigen . . . 318

9. 3 . . . Einen Serienbrief erstellen . . . 320

9. 4 . . . Regeln aufstellen . . . 333

9. 5 . . . Standardformulierungen in Schnellbausteinen festhalten . . . 343



10. Dokumente überprüfen . . . 347


10. 1 . . . Die Silbentrennung nutzen . . . 347

10. 2 . . . Den Thesaurus verwenden . . . 350

10. 3 . . . Recherchieren und übersetzen . . . 353

10. 4 . . . Dokumente korrigieren . . . 355

10. 5 . . . Die Einstellungen für das Nachverfolgen von Änderungen anpassen . . . 361

10. 6 . . . Mit Kommentaren arbeiten . . . 363

10. 7 . . . Dokumente akustisch überprüfen . . . 365

10. 8 . . . Barrierefreiheit überprüfen . . . 367

10. 9 . . . Ähnliche Dokumente vergleichen . . . 369



11. Word-Dateien drucken . . . 373


11. 1 . . . Die Druckeinstellungen in der Backstage-Ansicht festlegen . . . 373

11. 2 . . . Den Schnelldruck verwenden . . . 379



12. Dokumente im Team bearbeiten . . . 381


12. 1 . . . Mit Berechtigungen arbeiten . . . 381

12. 2 . . . Bearbeitung für verschiedene Autoren einschränken . . . 383

12. 3 . . . Verschiedene Dokumentversionen verwalten . . . 386

12. 4 . . . Dokumente auf OneDrive und SharePoint freigeben . . . 389

12. 5 . . . Mit Word Online Dokumente bearbeiten . . . 394

12. 6 . . . Ein Office-Dokument auf einem Weblog veröffentlichen . . . 395



13. Word einrichten und anpassen . . . 399


13. 1 . . . Die Programmeinstellungen individualisieren . . . 399

13. 2 . . . Das Menüband anpassen . . . 403

13. 3 . . . Häufig verwendete Befehle in der Symbolleiste für den Schnellzugriff ablegen . . . 406




Teil III Kalkulieren und Analysieren mit Excel . . . 409



14. Die Oberfläche von Excel 2021 kennenlernen . . . 411


14. 1 . . . Datenbank vs. Tabellenkalkulation: Wo ist der Unterschied? . . . 411

14. 2 . . . Grundlagen zur Arbeit mit Arbeitsmappen und Tabellenblättern . . . 411

14. 3 . . . Wo finde ich was? -- Die wichtigsten Registerkarten . . . 414

14. 4 . . . Zwischen Ansichten wechseln . . . 416

14. 5 . . . Zusätzliche Elemente ein- und ausblenden . . . 418

14. 6 . . . Die Darstellungsgröße ändern . . . 419

14. 7 . . . Die Statusleiste optimieren . . . 421

14. 8 . . . Mit mehreren Fenstern arbeiten . . . 421



15. Erste Schritte mit Excel 2021 . . . 427


15. 1 . . . Ein neues Dokument beginnen . . . 427

15. 2 . . . Schnell zum Ziel mit Vorlagen von Office. com . . . 428

15. 3 . . . Mit Zahlenformatvorlagen arbeiten . . . 430

15. 4 . . . Navigation in Tabellendokumenten . . . 434

15. 5 . . . Bestimmte Werte mit einer bedingten Formatierung hervorheben . . . 436

15. 6 . . . Tabellendokumente formatieren . . . 443

15. 7 . . . Das Kontextmenü als wichtiges Hilfsmittel verwenden . . . 446

15. 8 . . . Die Windows-Zwischenablage in Excel nutzen . . . 448

15. 9 . . . Zellen und benannte Bereiche markieren . . . 450

15. 10 . . . Datenreihen mit der AutoAusfüllen-Funktion schnell ergänzen . . . 451

15. 11 . . . Der richtige Umgang mit Zeilen und Spalten . . . 453

15. 12 . . . Summen und Mittelwerte bilden . . . 454

15. 13 . . . Wie Sie eine umfangreiche Tabelle richtig planen und umsetzen . . . 457



16. Mit Tabellendokumenten arbeiten . . . 459


16. 1 . . . Zellen verbinden und mit Überschriften versehen . . . 459

16. 2 . . . Tabellen mithilfe von Designs gestalten . . . 462

16. 3 . . . Schnellformatvorlagen nutzen . . . 464

16. 4 . . . Hintergrundfarben verwenden . . . 469

16. 5 . . . ClipArts (Online-Bilder) einfügen . . . 473

16. 6 . . . SmartArt-Grafiken einbauen . . . 483

16. 7 . . . Tabellendokumente: kreative oder sachliche Gestaltung? . . . 493

16. 8 . . . Mit umfangreichen Tabellendokumenten arbeiten . . . 493

16. 9 . . . Tabellendokumente speichern, drucken und veröffentlichen . . . 501



17. Mit Formeln und Funktionen arbeiten . . . 505


17. 1 . . . Operatoren, ihre Bedeutung und Rangfolge . . . 505

17. 2 . . . Relative und absolute Zellbezüge . . . 507

17. 3 . . . Die richtige Formel über die Listenfelder auswählen . . . 517

17. 4 . . . Formeln direkt in eine Tabelle eingeben . . . 519

17. 5 . . . Mit Datums- und Zeitwerten rechnen . . . 520

17. 6 . . . Ergebnisse mit der Schnellanalyse erzeugen . . . 527

17. 7 . . . Matrixformeln verwenden . . . 529

17. 8 . . . Funktionen über den Funktionsassistenten suchen . . . 532

17. 9 . . . Finanzmathematische Funktionen . . . 534

17. 10 . . . Statistische Funktionen . . . 537

17. 11 . . . Logische Funktionen nutzen . . . 539

17. 12 . . . Mit umfangreichen Formeln arbeiten . . . 541

17. 13 . . . Daten aus dem Web und aus Access-Datenbanken importieren . . . 545

17. 14 . . . Fehlermeldungen verstehen und die Fehlerursache beheben . . . 550

17. 15 . . . Das Überwachungsfenster gebrauchen . . . 551

17. 16 . . . Gültigkeitsprüfung durchführen . . . 553



18. Mit Formularen arbeiten . . . 555


18. 1 . . . Diese Formularsteuerelemente kennt Excel . . . 555

18. 2 . . . Ein Formular für die Dateneingabe erstellen . . . 558

18. 3 . . . Mit VBA-Code arbeiten . . . 564

18. 4 . . . Ein Tabellenblattformular erstellen . . . 570



19. Daten filtern und sortieren . . . 579


19. 1 . . . Daten schnell alphabetisch sortieren . . . 579

19. 2 . . . Umfangreiche Sortierungen durchführen . . . 581

19. 3 . . . Daten anhand bestimmter Merkmale filtern (AutoFilter) . . . 585

19. 4 . . . Die Bereichssuche benutzen . . . 589



20. Daten mit Diagrammen anschaulich auswerten . . . 593


20. 1 . . . Diese Diagrammtypen kennt Excel 2021 . . . 593

20. 2 . . . Ein Diagramm erstellen . . . 594

20. 3 . . . Diagramme mit Layouts und Formatvorlagen gestalten . . . 599

20. 4 . . . Einzelne Diagrammelemente gestalten . . . 604

20. 5 . . . Welches Element soll sich wo befinden? -- Schnelllayouts verwenden . . . 610

20. 6 . . . Diagrammelemente bearbeiten . . . 611

20. 7 . . . Legenden erstellen und editieren . . . 620

20. 8 . . . Daten richtig beschriften . . . 621

20. 9 . . . Achsen und Skalierungen ändern . . . 626

20. 10 . . . Flächenkartogramme erstellen . . . 632

20. 11 . . . Mit Verbindungslinien, Trendlinien und Fehlerindikatoren arbeiten . . . 633

20. 12 . . . Minidiagramme in Tabellenzellen einsetzen: Sparklines . . . 638



21. Pivot-Tabellen und die Was-wäre-wenn-Analyse . . . 641


21. 1 . . . Mit Pivot-Tabellen arbeiten . . . 641

21. 2 . . . Pivot-Tabellen mit der Funktion »Datenschnitt« filtern . . . 649

21. 3 . . . So analysieren Sie umfangreiche Tabellendaten mit PivotCharts . . . 651

21. 4 . . . Power Pivot . . . 653

21. 5 . . . Die Was-wäre-wenn-Analyse . . . 655

21. 6 . . . Was-wäre-wenn-Analyse mit dem Solver . . . 657



22. Tipps und Tricks für den Excel-Alltag . . . 661


22. 1 . . . Zeilen, Spalten und Fenster fixieren . . . 661

22. 2 . . . Mit Listenfeldern arbeiten . . . 662

22. 3 . . . Oft verwendete Tabellendokumente als Vorlage festhalten . . . 665

22. 4 . . . Eigene Designs und Tabellenformatvorlagen erstellen . . . 668

22. 5 . . . Mit Excel Online Tabellendokumente online bearbeiten . . . 672



23. Excel einrichten und anpassen . . . 677


23. 1 . . . Die wichtigsten Optionen in Excel 2021 . . . 677

23. 2 . . . Optionen für den Umgang mit Berechnungen . . . 680

23. 3 . . . So passen Sie Excel an Ihre Bedürfnisse an . . . 682




Teil IV E-Mails und Termine im Griff mit Outlook . . . 691



24. Die Outlook-Oberfläche kennenlernen . . . 693


24. 1 . . . Wo finden Sie was? -- Die wichtigsten Registerkarten . . . 693

24. 2 . . . Die Bereiche im Outlook-Nachrichtenfenster . . . 696

24. 3 . . . Nachrichtenelemente sortieren und in Gruppen anzeigen . . . 699

24. 4 . . . Die Ansichtseinstellungen verwenden . . . 702

24. 5 . . . IMAP, Exchange oder POP3 . . . 705



25. Erste Schritte mit Outlook 2021 . . . 713


25. 1 . . . Outlook in Betrieb nehmen . . . 713

25. 2 . . . Nachrichten und Adressen importieren . . . 714

25. 3 . . . Nachrichten abrufen, schreiben und beantworten . . . 721

25. 4 . . . Designs, Briefpapier und andere gestalterische Elemente verwenden . . . 731

25. 5 . . . Mit Prioritäten arbeiten . . . 733

25. 6 . . . Für Übersichtlichkeit sorgen: Ordner erstellen und verwalten . . . 734



26. Der richtige Umgang mit Spam . . . 737


26. 1 . . . Eine Unterhaltung ignorieren . . . 737

26. 2 . . . Absender und Domains mit dem Junk-E-Mail-Filter sperren . . . 739

26. 3 . . . Nachrichtenregeln zum Schutz vor unerwünschten E-Mails erstellen . . . 742



27. Nachrichtenordner pflegen . . . 745


27. 1 . . . Nachrichten sortieren . . . 745

27. 2 . . . Mit Kategorien für mehr Übersicht sorgen . . . 748

27. 3 . . . Nachrichten mit Regeln automatisch in bestimmte Ordner verschieben . . . 753

27. 4 . . . Archivfunktionen nutzen . . . 758



28. Ein Adressbuch anlegen und verwalten . . . 763


28. 1 . . . Adressen aus E-Mails übernehmen . . . 763

28. 2 . . . Einen neuen Kontakt anlegen . . . 765

28. 3 . . . Adresseinträge suchen, sortieren und pflegen . . . 766

28. 4 . . . Visitenkarten und Signaturen verwenden . . . 770

28. 5 . . . Mit LDAP-Adressbüchern arbeiten . . . 774

28. 6 . . . Zusammengehörige Kontakte gruppieren und kategorisieren . . . 776

28. 7 . . . Kontakte in andere Dateiformate exportieren . . . 782



29. Termine und Aufgaben planen . . . 785


29. 1 . . . Die optimale Kalenderoption für Ihre Bedürfnisse wählen . . . 785

29. 2 . . . Mit Terminen arbeiten . . . 790

29. 3 . . . Eine Aufgabe erstellen . . . 800

29. 4 . . . Aufgaben sortieren und verwalten . . . 803

29. 5 . . . Mit Nachverfolgungen arbeiten . . . 806



30. Notizen nutzen . . . 809


30. 1 . . . Notizen erstellen und verwalten . . . 809

30. 2 . . . Notizen in Kalendereinträge exportieren . . . 812

30. 3 . . . Outlook mit OneNote verknüpfen . . . 814



31. Outlook im Team einsetzen . . . 819


31. 1 . . . Mit Besprechungsanfragen arbeiten . . . 819

31. 2 . . . Abstimmungen erstellen . . . 821

31. 3 . . . Kalender freigeben und versenden . . . 824

31. 4 . . . Termine und Besprechungseinträge per E-Mail senden . . . 827



32. Die wichtigsten Outlook-Einstellungen . . . 829


32. 1 . . . Einstellungen zur Arbeit mit Nachrichten . . . 829

32. 2 . . . Sicherheitseinstellungen . . . 833

32. 3 . . . Einstellungen für die Arbeit mit Aufgaben und Terminen . . . 835



33. Tipps und Tricks für den Umgang mit Outlook . . . 839


33. 1 . . . Mit Schnellbausteinen häufig verwendete Formulierungen festhalten . . . 839

33. 2 . . . Wenn Sie einmal nicht da sind: automatische Antworten senden . . . 841

33. 3 . . . Häufige Arbeitsschritte in QuickSteps festhalten . . . 848

33. 4 . . . Telefonlisten und Kalendereinträge drucken . . . 850




Teil V Präsentieren mit PowerPoint . . . 853



34. Die PowerPoint-Oberfläche kennenlernen . . . 855


34. 1 . . . Wo finden Sie was? -- Die wichtigsten Registerkarten . . . 855

34. 2 . . . Die verschiedenen Ansichten richtig nutzen . . . 859

34. 3 . . . Raster, Linien und Lineale bei Bedarf zuschalten . . . 865



35. Erste Schritte mit PowerPoint 2021 . . . 869


35. 1 . . . Kreativ oder sachlich? -- Den richtigen Stil wählen . . . 869

35. 2 . . . Dank passender Vorlagen schnell eine Präsentation erstellen . . . 870

35. 3 . . . Neue Folien einfügen und mit Inhalt füllen . . . 878

35. 4 . . . Das Folienlayout schnell ändern . . . 892

35. 5 . . . Folien-, Handzettel- und Notizenmaster verwenden . . . 893



36. Folien gestalten . . . 899


36. 1 . . . Übergänge und Folienwechsel einrichten . . . 899

36. 2 . . . Mit Animationen arbeiten . . . 914

36. 3 . . . Animationspfade . . . 926

36. 4 . . . Diagramme animieren . . . 942

36. 5 . . . Präsentationen mit Audio- und Videodateien aufwerten . . . 947



37. Bildschirmpräsentationen . . . 957


37. 1 . . . Eine Bildschirmpräsentation starten . . . 957

37. 2 . . . Eine zielgruppenorientierte Bildschirmpräsentation erstellen . . . 963

37. 3 . . . Weitere benutzerdefinierte Bildschirmpräsentationen erstellen . . . 971

37. 4 . . . Nicht benötigte Folien ausblenden . . . 976

37. 5 . . . Folien zoomen . . . 977

37. 6 . . . Die Anzeigedauer der Folien festlegen . . . 979

37. 7 . . . Kommentare und Mediensteuerelemente ausblenden . . . 981

37. 8 . . . Die Auflösung Ihrer Präsentation optimieren . . . 982

37. 9 . . . Mit zwei Bildschirmen arbeiten: die Referentenansicht . . . 984

37. 10 . . . Präsentation mit Untertiteln (Transkription) . . . 987



38. Präsentationen speichern, drucken und als Video ausgeben . . . 989


38. 1 . . . Die Eigenschaften einer Präsentation einsehen und bearbeiten . . . 989

38. 2 . . . Eine Präsentation speichern . . . 992

38. 3 . . . Vor dem Druck: Präsentationen in einzelne Abschnitte einteilen . . . 994

38. 4 . . . Präsentation als Video ausgeben . . . 997



39. PowerPoint im Teameinsatz . . . 999


39. 1 . . . Mit Berechtigungen und Freigaben arbeiten . . . 999

39. 2 . . . Mit PowerPoint Online eine Präsentation auf OneDrive bearbeiten . . . 1004

39. 3 . . . Eine Präsentation per E-Mail versenden . . . 1005



40. Tipps und Tricks für die Arbeit mit Präsentationen . . . 1007


40. 1 . . . WordArt-Effekte in einer Folie verwenden . . . 1007

40. 2 . . . Schnell und einfach ein Fotoalbum erstellen . . . 1011

40. 3 . . . Mit einer Vorlage einen Adventskalender erstellen . . . 1015




Teil VI Microsoft Teams . . . 1019



41. Eine Welt, ein Team -- mit Teams . . . 1021


41. 1 . . . Was ist Teams? . . . 1021

41. 2 . . . Microsoft Teams erwerben und starten . . . 1022

41. 3 . . . Kommunikation in Teams . . . 1026

41. 4 . . . Die Teams-Oberfläche kennenlernen . . . 1026

41. 5 . . . Teams-Kommunikation . . . 1033

41. 6 . . . Mit Besprechungen arbeiten . . . 1041

41. 7 . . . Aktivitäten . . . 1044




Teil VII Office-Anwendungen im Zusammenspiel . . . 1045



42. Anwendungsübergreifende Funktionen . . . 1047


42. 1 . . . Die Zwischenablage nutzen . . . 1047

42. 2 . . . Dokumente schreibgeschützt öffnen . . . 1051

42. 3 . . . Hyperlinks auf andere Dateien setzen . . . 1055



43. Datenaustausch zwischen Office-Anwendungen . . . 1059


43. 1 . . . Einfügen oder verknüpfen? . . . 1059

43. 2 . . . Objekte aus anderen Programmen einfügen . . . 1059

43. 3 . . . Word 2021 -- Daten aus Excel und Access übernehmen . . . 1061

43. 4 . . . Excel 2021 -- Daten aus Word und Access verwenden . . . 1072

43. 5 . . . PowerPoint 2021 -- Word- und Excel-Daten nutzen . . . 1082

43. 6 . . . Outlook 2021 -- Kontakte aus Excel importieren . . . 1087



44. Kompatibilität zwischen Versionen . . . 1091


44. 1 . . . Den Kompatibilitätsmodus nutzen . . . 1091

44. 2 . . . Office-Dateien konvertieren . . . 1093



45. Dokumente gemeinsam bearbeiten . . . 1097


45. 1 . . . Mit OneDrive Dokumente austauschen . . . 1097

45. 2 . . . Dokumente mit den Office-Web-Apps online bearbeiten . . . 1106

45. 3 . . . SharePoint aktivieren . . . 1110




Teil VIII Makros in Microsoft Office . . . 1111



46. Wozu verwendet man Makros? . . . 1113


46. 1 . . . Makros -- eine kurze Einführung . . . 1113

46. 2 . . . Beispiele für typische Makroaufgaben . . . 1118



47. Makros in der Praxis . . . 1121


47. 1 . . . Makros in Word . . . 1121

47. 2 . . . Makros in Excel . . . 1133




Anhang . . . 1139



A. Tastaturbefehle . . . 1141


B. Hilfreiche Internetseiten . . . 1149


C. Glossar . . . 1151




Stichwortverzeichnis . . . 1155