Im Maschinen- und Anlagenbau setzt sich die Technische Dokumentation für den Endkunden zu einem erheblichen Teil zusammen aus der Dokumentation, die von einzelnen Lieferanten bereitgestellt wird. Eine wichtige Aufgabe der Technischen Redaktion im Maschinen- oder Anlagenbau besteht darin, aus den eigenen und zugelieferten Dokumenten eine Gesamtdokumentation zu erstellen. Diese Dokumentation sollte alle für den Endkunden erforderlichen Informationen möglichst einfach und zielgerichtet zur Verfügung stellen. Alle Beteiligten, die zu dieser Gesamtdokumentation beitragen, befinden sich in einem Spannungsfeld von vier wesentlichen Faktoren: 1) Gesetze und Normen, 2) Verträge, 3) wirtschaftliche Faktoren und 4) definierte Termine. Diese Aufgabe, eine Gesamtdokumentation zu erstellen, muss in einem Umfeld geleistet werden, das durch die Internationalisierung der Unternehmen immer komplexer wird: Unternehmen kaufen mittlerweile ihre Bauteile und komplette Maschinen rund um den Globus ein, um sie dann an einem anderen Ort zu einer Gesamtmaschine oder Anlage zusammenzubauen. Selbst wenn alle Beteiligten qualitativ hochwertige Dokumentationen erstellen, führt das nicht zwingend zu einer qualitativ hochwertigen Gesamtdokumentation. Im Wesentlichen liegt das am Fehlen klarer Abläufe, Zuständigkeiten und Definitionen. Konflikte sind vermeidbar, wenn man die Gesamtheit aller Prozesse analysiert und optimiert.
Der Praxisleitfaden Lieferantendokumentation soll dazu dienen, sämtliche Prozessschritte mit ihren Zuständigkeiten und Definitionen zu analysieren, zu erklären und Vorschläge zur Verbesserung zu machen. Ziel ist es, im eigenen Unternehmen einen definierten, einheitlichen, sich wiederholenden und kontrollierbaren Prozess einzurichten. Optimierte Prozesse bedeuten wirtschaftlichen Vorsprung.
Der Praxisleitfaden richtet sich aber nicht nur an die Verantwortlichen in den Unternehmen des Maschinen- und Anlagenbaus, sondern auch an die Verantwortlichen bei den Lieferanten. Verantwortliche in diesem Prozess sind neben der Abteilung Technische Dokumentation auch die Projekt-, Vertriebs-, Einkaufs- und Ausführungsabteilungen beim Gesamthersteller und seinen Lieferanten.
