SAP Information Lifecycle Management

Vorwort der »Väter« von SAP ILM . . . 17

Vorwort des DSAG-Arbeitskreises Datenarchivierung und ILM . . . 19

Vorwort des Finanzvorstands SAP SE zur ersten Auflage . . . 20

1. Einführung in SAP Information Lifecycle Management . . . 21
1. 1 . . . Von der Datenarchivierung zu ILM: Wo der Schuh drückte und was Abhilfe schaffte . . . 21
1. 2 . . . Aufbewahrung und rechtliche Rahmenbedingungen . . . 28

2. Grundfunktionen von SAP ILM . . . 39
2. 1 . . . Archivierungsobjekt und Datenvernichtungsobjekt . . . 40
2. 2 . . . Das ILM-Objekt . . . 40
2. 3 . . . Das Prüfgebiet -- Ihr Grund zur Definition von Aufbewahrungsregeln . . . 46
2. 4 . . . Regelwerkkategorien . . . 63
2. 5 . . . Regelwerke -- die Schatzkiste mit den Regeln . . . 66
2. 6 . . . Vom WebDAV und der BC-ILM-Zertifizierung zum ILM Store Browser . . . 95
2. 7 . . . Datenvernichtungsfunktionen . . . 123

3. Systemeinstellungen . . . 177
3. 1 . . . Benötigte Business Functions . . . 177
3. 2 . . . Benötigte HTTP-Services . . . 179
3. 3 . . . ILM-Rollen und -Transaktionen . . . 181

4. Sperren von personenbezogenen Daten vorbereiten . . . 183
4. 1 . . . Wie die DSGVO SAP ILM zur Blütezeit verhalf . . . 183
4. 2 . . . Vereinfachtes Sperren und Löschen personenbezogener Daten: Lösungsübersicht . . . 189
4. 3 . . . Vorbereitungen für das Sperren von Stammdaten in Transaktion SPRO . . . 195
4. 4 . . . Vorbereitungen für das Sperren von Bewegungsdaten in Transaktion SPRO . . . 207
4. 5 . . . Vorbereitungen für das Sperren von Stammdaten in SAP ILM . . . 207
4. 6 . . . Vorbereitungen für das Sperren von Bewegungsdaten in SAP ILM . . . 217
4. 7 . . . Anwendungsregelvarianten . . . 222
4. 8 . . . Vorbereitungen für das Archivieren von Stamm- und Bewegungsdaten . . . 229
4. 9 . . . Vorbereitungen aus der Sicht des abhängigen und führenden Stammdatensystems . . . 232

5. Sperren von personenbezogenen Daten durchführen . . . 237
5. 1 . . . Sperren von Bewegungsdaten im Geschäftsprozess . . . 237
5. 2 . . . Anzeige von gesperrten Bewegungsdaten im Geschäftsprozess . . . 238
5. 3 . . . Sperren von Stammdaten im Geschäftsprozess . . . 242
5. 4 . . . Lokaler EoP-Check (Zwischenprüfung ohne Setzen des Sperrkennzeichens) . . . 254
5. 5 . . . Anzeige von gesperrten Stammdaten im Geschäftsprozess . . . 256
5. 6 . . . Entsperren von Stammdaten im Geschäftsprozess . . . 262
5. 7 . . . Mögliche Kombinationen und Reihenfolgen für das Sperren personenbezogener Daten . . . 266
5. 8 . . . Ergänzende Beispiele: das Sperren von Benutzerstammdaten . . . 270

6. Zusatzfunktionen im Retention-Management-Szenario . . . 275
6. 1 . . . ILM-Benachrichtigungen . . . 275
6. 2 . . . ILM-Erweiterungen der Archivverwaltung . . . 285
6. 3 . . . ILM Work Center . . . 288
6. 4 . . . ILM Store . . . 303
6. 5 . . . Data Controller Rule Framework . . . 318
6. 6 . . . Legal Case Management . . . 344
6. 7 . . . Information Retrieval Framework . . . 359

7. SAP ILM in SAP S/4HANA Cloud Public Edition . . . 373
7. 1 . . . Generelle Unterschiede in SAP S/4HANA Cloud Public Edition . . . 373
7. 2 . . . Benötigte Benutzerrollen und Anwendungskataloge . . . 375
7. 3 . . . Prüfgebiete . . . 375
7. 4 . . . ILM-Objekte . . . 381
7. 5 . . . Regelwerke . . . 382
7. 6 . . . Objektgruppen und Regelgruppen . . . 385
7. 7 . . . Archivierung . . . 388
7. 8 . . . Stammdatensperrung . . . 401
7. 9 . . . ILM-Geschäftsregeln verwalten . . . 406
7. 10 . . . Datenvernichtungsfunktionen . . . 407

8. Sperren und Vernichten in SAP HCM for SAP S/4HANA . . . 415
8. 1 . . . Einführung . . . 415
8. 2 . . . Personalnummern nach Austrittsmaßnahme sperren . . . 426
8. 3 . . . Zeitraumabhängige Berechtigungssteuerung in SAP HCM for SAP S/4HANA . . . 430
8. 4 . . . Datenvernichtung in SAP HCM for SAP S/4HANA mit SAP ILM . . . 446
8. 5 . . . Komplettlöschung eines Personalfalls in SAP HCM for SAP S/4HANA . . . 514
8. 6 . . . Weitere vernichtungsrelevante Daten in SAP HCM for SAP S/4HANA . . . 526
8. 7 . . . Überblick über die Funktionen und Transaktionen . . . 538

9. Umsetzung eines SAP-ILM-DSGVO-Projekts . . . 539
9. 1 . . . Bestandsaufnahme . . . 540
9. 2 . . . Phasen eines SAP-ILM-DSGVO-Projekts . . . 542
9. 3 . . . Typische Systemlandschaften im SAP-ILM-DSGVO-Projekt . . . 577
9. 4 . . . Typische Anforderungen in einem SAP-ILM-DSGVO-Projekt . . . 591
9. 5 . . . Spezialfälle und wie man sie mit SAP ILM umsetzt . . . 605

10. Systemstilllegung mit SAP ILM Retention Warehouse . . . 611
10. 1 . . . Grundlagen und Begriffsklärung . . . 611
10. 2 . . . Systemarchitektur . . . 613
10. 3 . . . Replikation von Daten aus dem Altsystem ins SLT-System . . . 616
10. 4 . . . Archivierung von Daten aus dem Altsystem . . . 627
10. 5 . . . Übernahme der Archivdateien ins RW-System . . . 636
10. 6 . . . Reporting über Daten im RW-System . . . 641

11. Den Datenlebenszyklus kundeneigener Entwicklungen mit SAP ILM verwalten . . . 657
11. 1 . . . Entscheidungskriterien für einen ILM-Anschluss . . . 657
11. 2 . . . ILM-Fähigkeit des Archivierungsobjekts . . . 661
11. 3 . . . ILM-Fähigkeit des Archivschreibprogramms . . . 664
11. 4 . . . Das Datenvernichtungsobjekt -- die Alternative zum Archivierungsobjekt . . . 671
11. 5 . . . Ein ILM-Objekt anlegen -- Transaktion IRM_CUST . . . 684

Anhang . . . 739
A . . . Literaturhinweise . . . 739

Die Autorin und das Beiträgerteam . . . 741

Index . . . 745