Geschäftsprozessmanagement//
- Einführung in die Prozessanalyse
- Wie Sie ein Projekt "Geschäftsprozessanalyse" praktisch aufsetzen können
- Darstellung von Geschäftsprozessen mit Visio
- Erfassung von Geschäftsprozessen mit dem datenbankgestützten System ViFlow
- Export der Prozesse nach MS Project; Analyse von Engpässen, Berechnung von Durchlaufzeiten und Prozesskosten
- Die im Buch verwendeten Dateien finden Sie unter www. schwab-gpm. de
Wir alle haben es mit Geschäftsprozessen zu tun: als Ausführende oder als Kunden. Deshalb kann es nützlich sein, sich mit Theorie und Praxis der Prozessanalyse zu beschäftigen. Für Unternehmen wird es immer wichtiger, ihre Abläufe einem beständigen Veränderungsprozess zu unterwerfen, wenn sie in einer sich permanent verändernden Welt überleben wollen. Dabei wird oft auch eine (Re-)Zertifizierung des Qualitätsmanagementsystems nach den DIN- oder analogen Normen angestrebt.
Mit dem Einsatz der Programme Visio als Grafiksystem und ViFlow als datenbankgestütztes System wird praktisch demonstriert, wie Sie Geschäftsprozesse erfassen. Dabei werden auch Methoden erörtert, beispielsweise Swimlane-Darstellung und BPMN.
Die Schnittstelle von ViFlow ermöglicht den Export der Prozessdatenbank nach MS Project. Mit der Methode des kritischen Weges lassen sich Engpässe und Leerlaufzeiten identifizieren, und es werden beispielhaft Vorschläge erörtert, wie sich durch Veränderung der internen Arbeitsteilung der Prozessablauf optimieren lässt. Weiterhin können sowohl die Durchlaufzeiten als auch die Prozesskosten alternativer Prozessverläufe berechnet werden. Mit der Methode des kritischen Weges lassen sich Engpässe und Leerlaufzeiten erkennen und Alternativen durchrechnen. Dies wird in einem praktischen Beispiel mit MS Project gezeigt.
AUS DEM INHALT //
Ökonomische Grundlagen der Prozessanalyse (u. a. Henry Ford, Frederick W. Taylor, Henry L. Gantt, Hammer/Champy, E. M. Goldratt, Erich Gutenberg) // Darstellung von Geschäftsprozessen mit Visio // Datenbankgestützte Erfassung von Geschäftsprozessen mit ViFlow // Optimierung der Prozesse mit MS Project
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Inhaltsverzeichnis
1;Inhalt;6 2;Vorwort;12 2.1;Kurze Erläuterung des Aufbaus des Buchs und des Inhalts der einzelnen Kapitel;13 2.2;Danksagungen;14 3;1Einleitung;16 3.1;1.1 Mein Zugang zum Thema;16 3.2;1.2 Prozessanalyse und Projektmanagement;18 3.3;1.3 Ein anderer Zugang: die DIN-ISO-Norm: 9001:2008;20 3.3.1;1.3.1 Prozessorientiertes Qualitätsmanagement;20 4;2Prozesse;30 4.1;2.1 Was ist ein Prozess?;30 4.2;2.2 Etwas Geschichte;33 4.2.1;2.2.1 Adam Smith: die Arbeitsteilung;33 4.2.2;2.2.2 Frederick Winslow Taylor: die Arbeitswissenschaft;35 4.2.3;2.2.3 Henry Ford: das Band ist der Prozess;37 4.2.4;2.2.4 Hammer/Champy: das verlorene Band der Geschäftsprozesse;40 4.2.5;2.2.5 Eliyahu M. Goldratt: neue Suche des Bands der Produktionsprozesse;44 4.3;2.3 Prozesse versus Funktionen;48 4.4;2.4 Etwas Theorie;53 4.4.1;2.4.1 Erich Gutenberg: die Werkstattfertigung sucht ihren Fluss;53 4.4.2;2.4.2 Netzplantechnik: Durchlaufzeit und Engpässe;55 5;3Das Projekt Geschäftsprozessoptimierung;62 5.1;3.1 Ein typischer Projektablauf;63 5.2;3.2 Projektziel bestimmen;66 5.2.1;3.2.1 Das Band entdecken;66 5.2.2;3.2.2 Praktische Tipps dazu;67 5.2.3;3.2.3 Messbare Ziele;69 5.3;3.3 Vorüberlegungen, Projekt kommunizieren;72 5.3.1;3.3.1 Projektleiter ernennen;73 5.3.2;3.3.2 Projektteam, Kick-off-Meeting;73 5.3.3;3.3.3 Umfeldanalyse und Projektmarketing;74 5.3.4;3.3.4 Qualifikation des Teams und externe Beratungsleistungen;74 5.4;3.4 Planungsphase;75 5.5;3.5 Ist-Analyse;76 5.5.1;3.5.1 Methoden der Ist-Aufnahme;76 5.5.2;3.5.2 Workshop;77 5.5.3;3.5.3 Einzelinterviews;79 5.6;3.6 Soll-Konzept;80 5.6.1;3.6.1 Schnelle, einfache Veränderungen;82 5.6.2;3.6.2 Prozessverantwortliche;82 5.6.3;3.6.3 Reorganisation der Arbeit;83 5.7;3.7 Realisierung;84 5.7.1;3.7.1 Testlauf;84 5.7.2;3.7.2 Einführung;85 5.8;3.8 Prozess permanent überprüfen;86 5.9;3.9 Den Plan optimieren;87 6;4Prozessdarstellung mit MS.Visio;90 6.1;4.1 Arbeiten mit Visio;91 6.1.1;4.1.1 Startbildschirm;91 6.1.1.1;4.1.1.1 Starten mit Visio.2013;91 6.1.1.2;4.1.1.2 Sta
rten mit Visio.2010;93 6.1.2;4.1.2 Arbeiten mit Shapes;95 6.1.3;4.1.3 Arbeiten mit Quick-Shapes;100 6.2;4.2 Sinnbilder und ihre Anwendung;101 6.3;4.3 Standardflussdiagramm;104 6.3.1;4.3.1 Erste Arbeitstechniken;105 6.3.1.1;4.3.1.1 Einfügen und ausrichten;105 6.3.1.2;4.3.1.2 Verbinder;107 6.3.1.3;4.3.1.3 Beschriften;108 6.3.1.4;4.3.1.4 Löschen;109 6.3.1.5;4.3.1.5 Shape ersetzen;109 6.3.2;4.3.2 Der erste Geschäftsprozess;110 6.3.3;4.3.3 Gestaltungen;111 6.3.3.1;4.3.3.1 Shapes formatieren;111 6.3.3.2;4.3.3.2 Gruppieren;115 6.3.3.3;4.3.3.3 Designvorlagen;116 6.3.3.4;4.3.3.4 Angepasste Shapes verwenden;117 6.3.3.5;4.3.3.5 Titel einfügen;118 6.3.3.6;4.3.3.6 Prozesse nummerieren;119 6.3.4;4.3.4 Eigene Mastershapes definieren;121 6.4;4.4 Arbeiten mit großen Prozessen;123 6.4.1;4.4.1 Zeichenblatt vergrößern;123 6.4.1.1;4.4.1.1 Verschieben und Zoom;124 6.4.2;4.4.2 Weitere Zeichenblätter;126 6.4.3;4.4.3 Sprungreferenzen auf weitere Prozesse;128 6.4.3.1;4.4.3.1 Fortsetzung des Prozesses;128 6.4.3.2;4.4.3.2 Unterprozess anlegen;131 6.4.3.3;4.4.3.3 Rückverweis;132 6.5;4.5 Funktionsübergreifendes Flussdiagramm;134 6.5.1;4.5.1 Arbeitstechniken mit Funktionsdiagrammen;138 6.5.2;4.5.2 Ein weiteres Zeichenblatt;138 6.5.3;4.5.3 Sprungreferenz einrichten;142 6.5.4;4.5.4 Unterprozesse;144 6.5.5;4.5.5 Teilprozesse;147 6.5.5.1;4.5.5.1 Auswahl als Teilprozess erstellen;148 6.5.5.2;4.5.5.2 Teilprozess mehrmals in anderen Dateien verwenden;150 6.5.5.3;4.5.5.3 Hinweise zum Aufbau großer Prozesse;153 6.6;4.6 Prozess Prüfen;153 6.7;4.7 Daten;159 6.7.1;4.7.1 Interne Daten;159 6.7.2;4.7.2 Shape-Daten definieren;160 6.7.3;4.7.3 Zugriff auf externe Daten;163 6.7.4;4.7.4 Datengrafik bearbeiten;167 6.7.5;4.7.5 Daten auslesen;169 6.7.6;4.7.6 Berichte erstellen;172 6.8;4.8 Der Prozess als Webseite;178 6.8.1;4.8.1 Exportieren;178 6.8.2;4.8.2 Suchen und Daten analysieren;180 6.8.3;4.8.3 Navigieren;183 6.9;4.9 BPMN;186 6.9.1;4.9.1 Die BPMN-Shapes in Visio;187 6.9.1.1;4.9.1.1 In Visio.2010 Premium Edition;1
87 6.9.1.2;4.9.1.2 In Visio.2013;192 6.9.2;4.9.2 Die Logik;196 6.9.3;4.9.3 Ein Beispiel;199 6.9.3.1;4.9.3.1 Teil.1;199 6.9.3.2;4.9.3.2 Diagramm überprüfen;200 6.9.3.3;4.9.3.3 Teilprozesse;201 6.9.4;4.9.4 Meine Einschätzung der BPMN;204 7;5Prozessdarstellung mit ViFlow;208 7.1;5.1 ViFlow starten;210 7.2;5.2 Neuer Prozess;213 7.2.1;5.2.1 Prozess anlegen;213 7.2.2;5.2.2 Prozess löschen;213 7.2.3;5.2.3 Prozess umbenennen;213 7.2.4;5.2.4 Prozess öffnen;215 7.3;5.3 Der Arbeitsbereich;216 7.4;5.4 Prozesse erfassen;218 7.4.1;5.4.1 Bereiche;218 7.4.2;5.4.2 Prozesse;220 7.4.3;5.4.3 Verzweigungen;223 7.4.4;5.4.4 Verbinder und Datenobjekte;224 7.4.5;5.4.5 Löschen;231 7.4.5.1;5.4.5.1 Symbol löschen;231 7.4.5.2;5.4.5.2 Elemente aus der Datenbank löschen;232 7.4.5.3;5.4.5.3 Verbinder (Daten) löschen;232 7.4.5.4;5.4.5.4 Bereiche löschen;232 7.5;5.5 Unterprozesse;233 7.5.1;5.5.1 Unterprozesse anlegen;233 7.5.2;5.5.2 Unterprozesse mehrmals verwenden;236 7.6;5.6 Die Prozessübersicht;240 7.6.1;5.6.1 Prozessübergreifende Verbindungen;243 7.7;5.7 Zusammenarbeit;245 7.7.1;5.7.1 Shared Process Modelling;245 7.7.2;5.7.2 Workflow-Prozesse genehmigen;253 7.8;5.8 Einstellungen und Anpassungen;259 7.8.1;5.8.1 Spracheinstellungen;259 7.8.2;5.8.2 Informationsbasis vertiefen;263 7.8.2.1;5.8.2.1 Informationsarten bearbeiten;265 7.8.2.2;5.8.2.2 Potentiale;266 7.8.2.3;5.8.2.3 Benutzerdefinierte Felder;268 7.8.3;5.8.3 EPK mit ViFlow;270 7.8.4;5.8.4 BPMN mit ViFlow;272 7.8.5;5.8.5 Input und Output;274 7.8.6;5.8.6 Datenbank reorganisieren und Backup;277 7.9;5.9 Prozessdarstellung im Inter-/Intranet;279 7.9.1;5.9.1 Navigieren;281 7.9.2;5.9.2 Volltextsuche und Sprache;285 7.9.3;5.9.3 WebModel starten;286 7.10;5.10 Der ViFlow-Reporter;286 7.10.1;5.10.1 Berichte pro Prozess;288 7.10.2;5.10.2 Ausgabeformat auswählen;291 7.10.3;5.10.3 Berichte für alle Objekte;292 7.10.3.1;5.10.3.1 Verbesserungspotentiale;292 8;6Prozessoptimierung mit MS.Project;296 8.1;6.1 Die Durchlaufzeit;298 8.2;6.2 Export nach Project;29
9 8.3;6.3 Kritischer Weg als Engpass;302 8.4;6.4 Input-Wächter;304 8.5;6.5 Neu synchronisieren;306 8.6;6.6 Veränderungen der Arbeitsteilung;308 8.7;6.7 Neuen Prozess messen;313 8.8;6.8 Kostenberechnungen in Project;314 9;Am Ende des Tages;318 10;AAnhang;322 10.1;A.1 Einleitung;322 10.1.1;A.1.1 Beweggründe für eine prozessorientierte QM-Dokumentation;322 10.1.2;A.1.2 Das Projekt;323 10.2;A.2 Die Projektphasen;323 10.2.1;A.2.1 Phase.1: Vorbereitung und Kommunikation;324 10.2.1.1;A.2.1.1 Projektvorbereitungen;324 10.2.1.2;A.2.1.2 Kommunikation;325 10.2.1.3;A.2.1.3 Systemfestlegungen;327 10.2.1.4;A.2.1.4 Modellierungskonventionen;328 10.2.1.5;A.2.1.5 Datenablage;330 10.2.1.6;A.2.1.6 Systemstruktur in ViFlow;330 10.2.2;A.2.2 Phase.2: Prozessaufnahme und Modellierung;336 10.2.2.1;A.2.2.1 Schritt.1: Identifizierungsphase und Vorabklärung;336 10.2.2.2;A.2.2.2 Schritt.2: Prozessdesignphase;338 10.2.2.3;A.2.2.3 Schritt.3: Prozessdetaillierungsphase;340 10.2.2.4;A.2.2.4 Schritt.4: Abstimmungs- und Freigabephase;343 10.2.3;A.2.3 Phase.3: Veröffentlichung und Training;344 10.2.4;A.2.4 Phase.4: Pflege;344 10.3;A.3 Fazit;345 11;Stichwortverzeichnis;346
