Dokumentenmanagement im mittelständischen Unternehmen

In der heutigen Zeit der hochentwickelten IT-Technologie ist das Thema "Dokumentenmanagement im Unternehmen" immer noch aktuell. Die Umsetzung bereitet teilweise immer noch enorme Schwierigkeiten, obwohl die IT-Technologie der jetzigen Zeit leistungsfähige Systeme anbietet. Eine Recherche bis zur Geschichte der Organisationsentwicklung und der Entwicklung der Datenverarbeitung wurde zur Ursachenanalyse herangezogen. Dies war notwendig, um hierarchische Barrieren richtig beurteilen zu können.
Es mußte ein ganzheitlicher aber dennoch vereinfachter Ansatz als Konzeption für ein Vorgehensmodell entwickelt werden. Dieser Ansatz wird in folgender Struktur:
-Betriebswirtschaftliche Kennzahlen
-Geschäftsprozeß
-Workflow
-Dokumentenmanagementsystem (DMS)
-Ergonomische Anwendung
Erfasst und auf Grundlage eines Datenbanksystems realisiert.
Am Beispiel eines besonderen Szenarios wird ein beispielhafter Diskurs praktisch umgesetzt. Die im Szenario dargestellten Beispiele sind zum Verständnis der Vorgehensweise ausgewählt worden.
Die Methoden der Geschäftsprozeßmodellierung "Reengineering" und "kontinuierliche Verbesserung" werden in dieser Arbeit beispielhaft angewendet. Prinzipiell wird eine Optimierung der Geschäfts- bzw. Verwaltungsprozesse durch Einführung eines Workflows realisiert. Die Lösung der semantischen Lücke zwischen Geschäftsprozeß und Workflow wird beispielhaft dargestellt. Das Datenbankmanagementsystem (DBMS) wird in diesem Zusammenhang genauer analysiert. Die Abbildung bisheriger Papierdokumente in eine elektronische Form wird weiterhin anhand einer ergonomischen Sichtsweise genauer untersucht. Ebenso ist die Methode der "kontinuierlichen Verbesserung" ein weiterer wesentlicher Bestandteil dieser Arbeit. Der Anwender soll das DMS richtig annehmen und anwenden können. Auf den Einfluß der Mitarbeiter im Unternehmen wird weiterhin näher eingegangen und beispielhaft beschrieben.
Zu allen angewendeten Modellen wird jedoch der Vollständigkeit halber auf die Fachliteratur verwiesen, da nicht alle Komponenten und Anwendungsfälle berücksichtigt werden können.
Dennoch wurde ein Konzept eines Dokumentenmanagementsystems erfolgreich am praktischen Beispiel vorgestellt.

1;Dokumentenmanagement im mittelständischen Unternehmen Geschäftsprozeß - Workflow - DMS;1 1.1;Inhaltsangabe;3 1.2;Abbildungsverzeichnis;6 1.3;Tabellenverzeichnis;7 1.4;1.0 Einleitung;8 1.4.1;1.1 Ausgangslage und Problemstellung;8 1.4.2;1.2 Motivation;9 1.4.3;1.3 Zielsetzung;9 1.4.4;1.4 Lösungsansatzrahmen für einmittelständisches Unternehmen;10 1.4.5;1.5 Fazit;11 1.4.6;1.6 Aufbau der Arbeit;12 1.5;2.0 Abgrenzung und Integrationbestehender Ansätze;15 1.5.1;2.1 Historische Hintergründe zu der Entwicklungvon Unternehmensorganisationen und derDatenverarbeitung;16 1.5.1.1;2.1.1 Entwicklung der Datenverarbeitung;16 1.5.1.2;2.1.2 Bedeutung für die Arbeitsorganisation undArbeitsprozesse;17 1.5.1.3;2.1.3 Zusammenhang zwischen Organisationsentwicklungund Softwareentwicklung;18 1.5.1.4;2.1.4 Ergebnis;19 1.5.2;2.2 Allgemeine Konzeption zur Optimierung vonkomplexen Geschäftsprozessen und Abläufen immittelständischen Unternehmen;20 1.5.2.1;2.2.1 Allgemein konzeptionelle Betrachtung;20 1.5.2.2;2.2.2 Anforderung an das DMS;21 1.5.2.3;2.2.3 Kostenanalyse;23 1.5.3;2.3 Prozeßmanagement im mittelständischenUnternehmen;25 1.5.3.1;2.3.1 Allgemeiner Basisansatz;25 1.5.3.2;2.3.2 Ansatzmethoden für das Prozeßmanagement immittelständischen Unternehmen;25 1.5.4;2.4 Vorgehensweise zur Modellierung derGeschäftsprozesse im mittelständischenUnternehmen;27 1.5.4.1;2.4.1 Zielstellung;27 1.5.4.2;2.4.2 Vorbereitung;28 1.5.4.3;2.4.3 Ist-Erfassung der vorhandenen Prozesse;28 1.5.4.4;2.4.4 Schnittstellen und Schwachstellen der AblaufundAufbauorganisation;30 1.5.4.5;2.4.5 Soll-Modellierung;30 1.5.4.6;2.4.6 Modellierung eines logischen Datenmodells;31 1.5.4.7;2.4.7 Implementierung in ein physisches Datenmodell;32 1.5.4.8;2.4.8 Erstellung des Dokumentenlayout;32 1.5.4.9;2.4.9 Prototyping des modellierten Dokumenten-Workflows im Geschäftsprozeß;32 1.5.5;2.5 Workflowsysteme;33 1.5.5.1;2.5.1 Allgemeine Beschreibung des Workflowsystems;33 1.5.5.2;2.5.2 Workflowreferenzmodell;36 1.5.5.3;2.5.3 Die Einführung ei
nes WFMS;39 1.5.6;2.6 Workflowabläufe in den Geschäftsprozessen;42 1.5.7;2.7 Elektronische Dokumente im Workflowsystem;43 1.5.8;2.8 Die Ergonomie der Workflow basiertenSysteme;43 1.5.8.1;2.8.1 Software-Ergonomie;45 1.5.8.2;2.8.2 Berechnung der Elemente zur Ergonomie;46 1.6;3.0 Szenario zum Prozeßmanagementund Workflow-basiertenDokumentenmanagementsystem;48 1.6.1;3.1 Ausgangslage;48 1.6.2;3.2 Vorbereitung der Dokumenten-ManagementProzeßmodellierung;49 1.6.2.1;3.2.1 Zielstellung;49 1.6.2.2;3.2.2 Vorbereitung der Prozeßmodellierung;50 1.6.2.3;3.2.3 Ist-Erfassung der vorhandenen Systeme undKenntnisse;51 1.6.2.4;3.2.4 Identifizierung von Schwachstellen des bisherigenDokumentenablaufes;54 1.6.2.4.1;3.2.4.1 Schnittstellen der Ablauf undAufbauorganisation;54 1.6.2.5;3.2.5 Soll-Modellierung;55 1.6.2.6;3.2.6 Modellierung eines logischen Datenmodells fürden Workflowprozeß;62 1.6.2.7;3.2.7 Implementierung in ein physisches Datenmodell;64 1.6.2.8;3.2.8 Erstellung des Dokumentenlayout;67 1.6.2.9;3.2.9 Prototyping des modellierten Dokumenten-Workflows;70 1.7;4.0 Konzeption für die praktischeAnsatzweise;72 1.7.1;4.1 Vorgehensweise zur Modellierung einesDiskurses;73 1.7.1.1;4.1.1 Ist-Erfassung für den ganzheitlichenGeschäftsprozeß;74 1.7.1.2;4.1.2 Ist-Erfassung Dokumenten-Workflow-Diskurs;76 1.7.1.3;4.1.3 Identifizierung und Bewertung der Ist-Erfassung in denSchnittstellen und Schwachstellen ganzheitlicher Prozeß;80 1.7.1.4;4.1.4 Identifizierung und Bewertung von Schnittstellenund Schwachstellen Dokumenten-Workflow;82 1.7.1.5;4.1.5 Soll-Modellierung ganzheitlicher Prozeß;84 1.7.1.6;4.1.6 Soll-Modellierung Dokumenten-Workflow-Diskurs;85 1.7.1.7;4.1.7 Simulation des modellierten Dokumenten-Workflows;88 1.7.1.8;4.1.8 Prototyping des ganzheitlichenGeschäftsprozeßablaufes;90 1.7.2;4.2 Allgemeine Soll-Betrachtung;91 1.7.3;4.3 Allgemeines Dokumentenmanagement;92 1.8;5.0 Ausblick und Ergebnisbewertung;95 1.9;Literaturverzeichnis;96